クラウド会計でも失敗する？ITエンジニアの確定申告ミス事例【税理士の実感】
後藤こんにちは、後藤会計事務所の後藤です。
今回は、フリーランスのITエンジニア、ITコンサルタント、戦略・業務コンサルタントの方から、実際に多く寄せられるご相談をもとにしたお話です。
クラウド会計で記帳できているのに、なぜ税務で失敗が起きるのかという内容を、できる限り自分で防ぐための現実的なTipsも踏まえて記事にしてみたいと思います。
少し専門家寄りの内容になりますが、
- 自分でやれるところまではやりたい
- でも、どこが危ないのか正直よく分からない
という方には、参考になる部分が多いと思います。
目次
ITに強い方ほど「自分でやろうとして、結果的に失敗している」ケースも多い
まず最初にお伝えしたいのは、この記事はクラウド会計を悪く言いたいわけではありません。
最近のクラウド会計やAIは、本当に優秀です。有名なところではfreee（フリー）やマネーフォワードなどはずいぶんと個人事業主にも浸透しているように感じます。
クラウド会計によっては銀行口座やクレジットカードを連動させれば、取引データは自動で取り込まれ、会計の知識がそこまでなくても仕訳まで作ってくれます。
実際に弊所でも、ITやAIは積極的に採用しており、すべての面ではありませんがこれらをツールとして活用するケースは大いにあります。
そして、ITエンジニアやコンサルタントの方を見ていると、ITリテラシーが高いからこそ、
「これだけ自動化されているなら、自分でもできそう」
「仕組みは理解できるし、ブラックボックスでもない」
そう考えて、実際にご自身で記帳まで対応している方も非常に多い印象です。
ただ、実務の現場で帳簿を拝見すると、
うまくいっているケースよりも、どこかでズレているケースのほうが多い、というのが正直なところです。
これは能力の問題というよりも、会計・税務とITは、そもそも前提となる考え方が違うことが大きいと感じています。
よくある失敗① 二重計上は、思っている以上に起きている
最も多い失敗の一つが、二重計上（重複計上）です。
- 銀行口座を連動して入金が自動計上されているが、その後、請求書を見ながら売上を手入力している
- クレジットカードを自動連動させているが、手動でもインポートしてしまっている
- 通販サイトもクレジットカードも・・ととりあえずすべてを連動をと考えて連動させることで内容が重複する
典型的なのは、こういったケースです。
クラウド会計上で2重計上チェック機能を使えば検出できることもありますが、仕訳計上の仕方によってはエラーも出ず、数字だけを見ると「それっぽく」見えてしまうこともあるため、本人がまったく気づかないまま進んでしまうことも少なくありません。
結果として、利益が実態よりも多くなることにも、少なくなることにもつながり結果その後の税務の申告も誤ってしまうということです。
よくある失敗② 売上の計上漏れも実は多い
二重計上とは逆に、売上が抜けてしまっているケースも少なくありません。
ITエンジニア・コンサルの方の売上として、以下のような形があるかと思います。
- 業務委託
- 月額固定（顧問契約）
- 複数社との並行契約
これらは、商流としてはそれほど複雑ではなく、例えば建設業や小売業、飲食業などと比較すれば売上の全体像も把握しやすいです。
それでも、売上先が複数になり、契約形態が増え、仕事の幅も増えるにつれ管理は難しくなってきます。
また、ITエンジニア・コンサルは基本的には源泉徴収をされる業務ではないことが多いですが、業務内容により得意先に源泉徴収されていることもあります。
業務の中に一部デザイン業務が含まれている場合や、得意先がとりあえず源泉徴収しておくかと源泉徴収をされている場合です。
その場合には、請求額と入金額に源泉所得税分のギャップが生じるため、仕訳も工夫が必要で確定申告で反映させることも必要になります。
よくある失敗③ 売上の期ズレは、税務的に一番危ない
よくある失敗②の一部でもあるのですが、重要なので抜き出すと、ITエンジニア・コンサルの方で、税務上、特に問題になりやすいのが売上の期ズレです。
ここで重要になるのが、
売上は「実現主義」で計上するという考え方です。
売上は「実現主義」で計上する
実現主義とは、簡単に言うと以下の①②を満たした時を収益の「実現」と考えて売上を認識する考え方です。
①商品や仕事・サービスの提供が行われ、②現金や預金といった対価を得るか、請求できる状態になった
実現の時点はその売上の形態や整理により異なるので、現金や預金の入金の時点で売上を計上することが誤りな場合もあるということです。現金の入手時点以外での収益認識としては、「出荷基準」「納品基準」「検収基準」などがあります。
例えば小売店で現金で商品を売った時には、「商品を手渡す＆現金をもらう」という時点でわかりやすく売上が計上されますし、職人が元受けに請求する場合には「仕事をして＆請求書を発行した時」に売上を計上することが考えれらます。
この考え方は、・個人事業主、・中小企業、・大企業の規模に関係なく同じです。
「個人事業主だから入金基準でいい」というというのは、原則としては誤りです。
（※例外として「現金主義による所得計算の特例を受けることの届出書」している小規模の青色事業者の場合は現金主義も認められますが、青色申告特別控除が10万円になるなどデメリットも存在ます。）
ITエンジニア・コンサルの場合の「実現」は？
実現の考え方はケースバイケースではありますが、ITエンジニア・コンサルの場合の実現は多くの場合は請求書発行のタイミングになると考えられます。
たとえば、以下のようなケースですね。
- 12月分の業務を提供した
- 12月末時点で対価が確定している
- 請求書も12月に出せる（または出している）
この場合、入金が1月であっても、売上は12月に実現しています。
また、請求書は1月に発行していても、12月分の業務提供のもので12月末時点で金額が確定されており、請求可能な場合は12月の売上になるものと考えられます。
クラウド会計やAIは、この「実現しているかどうか」までは整理・判断してくれません。
そのため、売上の期ズレは特に起きやすい失敗の一つになります。
そして、仮に税務調査が入った場合、この売上の期ずれは調査官が目を光らせる場所でもあります。
期間のズレなので、生涯をトータルすれば売上は同額になりますが、調査する期だけを見ればズレの分だけ売上は増加することになります。
そのため、税務調査においても確認されやすいポイントの一つです。
例えば、12月に計上すべき売上が150万円あり、所得税率が33％の場合、約50万円の所得税負担が生じることになります。
記帳はできていても、税務では損をしていることが多い
また帳簿そのものは整っていても、
- 連動していない経費が抜けている
- 現金払いや立替払いが反映されていない
- そもそも「経費になる」と知らなかった
こうした理由で、税務面では不利になっているケースも非常に多いです。
【自分で防ぐTips①】
売上は「どこから入っているか」を一度、必ず整理する
以上を踏まえたうえで、個人でできるだけチェックするための
まずは自分で記帳を継続するのであれば、売上どこから入っているのか？を確認することが大切です。
- 銀行連動で入っているのか
- 請求書入力で入れているのか
そして、どちらか一方に寄せる。ここは最低限、確認と整理をしたほうが安全です。
自動連動と手入力を混ぜると、二重計上のリスクは一気に高まります。
【自分で防ぐTips②】
月ごとに「請求額」と「売上」を突き合わせる
自分でやるなら、
- 今月、いくら請求したか
- 今月の売上として、いくら計上されているか
この2つを、月に一度、少なくても3か月に1度は突き合わせることをおすすめします。
そして、確定申告の際に1年分を再度まとめて確認できればかなり漏れは減るかと思います。
【自分で防ぐTips③】
年末だけは「入金基準」で考えない
すべてを完璧に理解する必要はありませんし、期中は入金基準で売上を上げている人もいるかと思います。その場合でも、
- 年末にやった仕事
- 年末時点で請求できる仕事
については、「入金とは別に考える必要がある」という意識を持つだけでも、ズレは減ります。
ただ、この判断は正直、会計に慣れていないとかなり難しいポイントかなと思います。
【自分で防ぐTips④】
「連動していない支出」を疑う
クラウド会計は便利ですが、連動していない支出は自動では入りません。
- 現金
- 個人カード
- 立替
このあたりは、「入っている前提」で考えないほうが安全です。
負担によっては「任せる」という選択も、合理的
ここまで読んで、「なるほど、気をつければ自分でもできそう」と思われた方もいるかもしれません。
ただ正直に言うと、
- 売上の確認
- 期ズレの判断
- 経費の整理
- 税務上の有利・不利の検討
これらを毎年、継続してやるのは、かなり負荷の高い作業です。しかも、本業とは直接関係ありません。
一番のネックになるのは自分でチェックできないということだと思います。
諸口が出てきたり、会計の知識がないと間違ったことはわかっても直すことができなかったり・・
実際に多いのは、
- 最初は自分でやってみた
- ある程度は理解できた
- でも、ここから先は効率が悪い
というタイミングでご相談いただくケースです。
その人の考え方やどれほどの手間になるのか、本業のもうけはどれくらいかにもよりますが、会計・税務を任せることで本業に集中できるなら、それは合理的な選択だと思います。
まとめ
- ITに強い方ほど、自分でやろうとする
- ただし、
- 二重計上
- 売上漏れ
- 売上の期ズレ（実現主義）
- 経費の漏れ
こうした失敗は非常に多い
- 自分で防ぐ方法はあるが、負荷は高い
- 最終的に任せるのも、一つの手段
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一度整理してみるだけでも、無駄な税金やリスクが見えてくることがあります。
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